Datenintegration und Technical Accounting zahlreicher Tochterfirmen

Unser Kunde, ein führender Internetkonzern, hatte sich rasch durch organisches und anorganisches Wachstum vergrößert. Buchhaltung und Controlling sollten dem Wachstum gerecht werden. Gleichzeitig mussten finanzrechtliche Standards in Deutschland, der EU und den USA eingehalten werden.

Herausforderung

Das schnelle Wachstum und Jahresabschlüsse nach IFRS, HGB und US-GAAP machten die zentrale Vorhaltung der Buchhaltungsdaten aller 16 Tochterfirmen nötig. Gleichzeitig sollten interne Standards auf alle Tochterfirmen anwendbar werden. So mussten Kennzahlen und Produkthierarchien zentral definiert werden und in die Tochterunternehmen ausgerollt werden.

Vorgehen

niologic konsolidierte das Projektmanagement in Kanban-Flows für das neu gebildete BI-Team. Zusätzlich wurden regelmäßige Besprechungen und gemeinsame Kommunikationskanäle strukturiert, um den Austausch unter den BI-Experten zu gewährleisten.

In einem weiteren Schritt wurden die Anforderungen aus Geschäftssicht strukturiert und in ein gemeinsames Datenmodell (Snowflake, Kimball-Ansatz) modelliert. Dimensionsdaten sollten in allen Tochterfirmen gleich präsentiert werden.

In einem weiteren Schritt wurden mehrere Produkthierarchien eingeführt und mittels Microsoft Master Data Services™ (MDS) strukturiert und pflegbar abgelegt. Hierbei wurde jedes Produkt mehreren Produkthierarchien zugewiesen. So wurden verschiedene Hierarchien für die Verwaltung in der Tochterfirma, für das Produktmanagement und den Finanzbereich eingeführt. Durch eine spezielle Modellierung der Produkthierarchie wurden Kennzahlen auf jedem Zweig und jeder Ebene der Produkthierarchie berechenbar. Durch die Nutzung einer InMemory-Datenbank konnte alle Kombinationen von Produkten und Kennzahlen berechnet werden.

Nachdem die Daten zunächst für den ersten Meilenstein durch die Tochterfirmen als Datenexport (CSV) geliefert worden waren, wurde in einem weiteren Schritt in jeder Tochterfirma eine standardisierte Datensicht erstellt.

Parallel zu den Teams aus BI und Controlling arbeitete niologic mit der IT-Abteilung an einer Verbindung der Netzwerkinfrastruktur und Firewalls zwischen BI-Bereich und Tochterfirmen (meist VPN-Verbindungen, NAT, Firewalls).

Nachdem die technische Infrastruktur aus Netzwerk und Datenbanken in den Tochterfirmen und der Konzernmutter stand, wurden ETL-Prozesse erstellt, um die Transaktionsdaten für die Buchhaltung und das Controlling tagesaktuell zu laden und die Produkthierarchie zu aktualisierten.

Neben dem normalen KPI-Reporting wurden entsprechende Berechnungen für Kundenzulauf und -kündigungen erstellt und Rechnungsabgrenzungen nach IFRS/HGB und US-GAAP erstellt. Reports zur Qualitätssicherung des ETL-Prozesses und der Datenqualität wurden ebenfalls erfolgreich umgesetzt.

Zusätzlich wurden während der Erstellung der Datensichten historische Rechnungsdaten und Altprodukte wiederhergestellt.

Projektergebnis und Kundennutzen

Durch die enge Zusammenarbeit mit den Kundenteams für BI und Controlling wurde eine breit akzeptierte Lösung erstellt. Die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit internen Teams und den Tochterfirmen machten eine Integration aller vorhandenen Kunden- und Transaktionsdaten möglich.

Gleichzeitig wurde durch die tagesaktuelle Übermittlung der Transaktions- und Produktdaten eine automatisierte Auswertung bzw. ein Drill-down auf dem gesamten Produktportfolio möglich. Hierdurch entfiel die manuelle Nachkontrolle von Reports und die semiautomatische Reporterstellung in den Tochterfirmen.

Die digitale Aufbereitung von historischen Daten aus proprietären Abrechnungssystemen ermöglichte den Vergleich der Marken und Tochterfirmen über einen Zeitraum maximal 15 Jahren.

Durch den Effizienzgewinn dank Automatisierung konnte auf den Aufbau von Controlling-Teams in den Tochterfirmen verzichtet werden und vorhandenes Personal in der Konzernmutter auf die Auswertung der Finanzberichte konzentriert werden.